Les bases de l’archivage en entreprise pour une meilleure organisation

L’archivage en entreprise est un processus crucial permettant de conserver et gérer convenablement les documents et informations d’une société. Il en découle des avantages indéniables, notamment en matière de respect des obligations légales et d’optimisation du temps et des ressources. Cet article vous présente toutes les choses essentielles à connaître sur le sujet.

Comprendre l’archivage en entreprise

L’archivage en entreprise consiste à rassembler, classer, stocker et préserver les documents et données émis ou reçus par une organisation dans le cadre de son activité. Ces éléments peuvent être sous format papier ou numérique et concernent diverses natures telles que les contrats, devis, factures, relevés bancaires, courriers électroniques ou encore les fichiers informatiques.

Le but principal de cette démarche est d’assurer la traçabilité et la preuve des actions réalisées par l’entreprise au fil des années. Par conséquent, il s’agit d’un élément clé pour répondre aux obligations légales et garantir une bonne gouvernance.

Les principes fondamentaux de l’archivage en entreprise

Pour être efficace, l’archivage doit répondre à certains principes fondamentaux :

1. La fiabilité : les documents archivés doivent être authentiques, intègres et exploitables, quel que soit leur support;
2. La sécurité : il faut mettre en place des mesures de protection des informations sensibles et garantir la confidentialité;
3. L’accessibilité : les éléments archivés doivent être facilement consultables et utilisables par les personnes autorisées;
4. La pérennité : il est important de s’assurer que les documents soient conservés assez longtemps pour répondre aux obligations légales et aux besoins propres à l’entreprise.

Rappelons qu’il existe deux types d’archivage :

• L’archivage courant : il concerne les documents actuellement en cours d’utilisation dans le fonctionnement quotidien de l’entreprise. Il doit permettre un accès rapide et aisé aux données;
• L’archivage intermédiaire ou semi-actif : ce type d’archivage regroupe les documents qui ne sont plus nécessaire au quotidien mais qui présentent encore une utilité occasionnelle ou à des fins légales.

Les avantages de l’archivage en entreprise

Un bon système d’archivage présente plusieurs avantages pour une entreprise, notamment :

• Le respect des obligations légales : chaque pays impose des normes de conservation et de traçabilité des informations commerciales;
• La protection et la sécurisation des données : en effet, l’archivage limite les risques de perte, vol ou détérioration des documents et assure leur accessibilité;
• Une meilleure organisation et gestion du temps : ainsi, les employés peuvent facilement retrouver les informations dont ils ont besoin, améliorant leur productivité;
• La facilitation des audits internes et externes : un archivage bien organisé simplifie les procédures de contrôle et d’évaluation.

Le délai de conservation des documents d’entreprise

Les entreprises sont tenues de conserver leurs documents pour une durée déterminée en fonction de leur nature et de la législation en vigueur. Par exemple :

• Les factures, devis, bons de commande et autres pièces comptables doivent être conservés pendant 10 ans à partir de la clôture de l’exercice;
• Les contrats de travail, fiches de paie et autres documents relatifs au personnel sont à garder pendant 5 ans après la fin du contrat;
• Les documents fiscaux, tels que les déclarations de TVA, impôts sur les sociétés et impôts locaux, sont à conserver pendant 6 ans à partir de l’année suivant celle au titre de laquelle ils sont établis.

Cependant, ces délais peuvent varier selon les pays et les réglementations spécifiques à chaque secteur d’activité. Il est donc recommandé de se renseigner auprès des autorités compétentes et de consulter régulièrement les textes de loi pour respecter les obligations en matière d’archivage en entreprise.

L’archivage papier versus l’archivage numérique

L’archivage papier

Longtemps privilégié par les entreprises, l’archivage papier a pour principal avantage la simplicité de mise en œuvre. En effet, il ne nécessite pas d’investissement important en matériel et logiciel. Cependant, il présente des inconvénients majeurs tels que l’encombrement, le risque de détérioration et la recherche fastidieuse de documents.

L’archivage numérique

Avec l’évolution des technologies, l’archivage numérique devient de plus en plus populaire auprès des entreprises. Il consiste à transformer les documents papiers en fichiers électroniques et à les stocker sur un support informatique sécurisé (serveur, disque dur, cloud…). Les avantages sont multiples :

• Un gain de place considérable grâce à la réduction des espaces de stockage physique;
• Une amélioration de la sécurité et de la confidentialité des données;
• Une facilitation de l’accès aux documents et du partage d’informations entre collaborateurs;
• Un meilleur respect de l’environnement en limitant la consommation de papier.

Toutefois, l’archivage numérique implique des coûts liés à l’acquisition du matériel et des logiciels, ainsi qu’une formation des employés à leur utilisation. De plus, il faut veiller à assurer la pérennité des supports numériques en effectuant régulièrement des sauvegardes et en prenant en compte les évolutions technologiques.

Comment réussir son archivage d’entreprise ?

Pour mettre en place un système d’archivage efficace, il convient de respecter certaines étapes :

1. Déterminer les besoins spécifiques de l’entreprise en termes de documents et données à conserver;
2. Élaborer une politique d’archivage claire et précise;
3. Mettre en place des procédures internes pour la collecte, le classement, la conservation et la destruction des documents;
4. Former et sensibiliser les employés aux bonnes pratiques d’archivage;
5. Assurer régulièrement le suivi et l’évaluation du processus d’archivage en entreprise.

En somme, l’archivage en entreprise est indispensable pour assurer la pérennité et l’efficacité d’une organisation. Il permet non seulement de répondre aux obligations légales, mais aussi de mieux gérer les informations, le temps et les ressources au sein de l’entreprise. Il est donc essentiel de prendre en compte les enjeux liés à l’archivage et de réfléchir dès maintenant aux solutions adaptées à ses besoins.