L’archivage de documents vous permet de stocker en toute sécurité des informations importantes tout en désencombrant votre bureau. Voici comment mettre en place un système d’archivage.
L’archivage de documents est la pratique consistant à stocker des documents statiques dans un espace physique ou numérique sûr, et c’est un aspect important de tout système de gestion de documents (SGD). Les entreprises de différents secteurs et domaines pratiquent l’archivage de documents, en particulier celles qui doivent conserver des enregistrements et des fichiers qui ne sont plus utilisés. De l’archivage Dijon en passant par Paris ou Marseille … tout le monde y passe, qu’elle que soit la ville où l’on est établi.
Sommaire
Qu’est-ce que l’archivage de documents ?
L’archivage de documents consiste à stocker des documents qui ne sont plus utilisés régulièrement, mais qui doivent être conservés.
Les documents peuvent être stockés pour un certain nombre de raisons, notamment :
- les exigences légales
- Documents commerciaux
- Documents fiscaux
- libérer de l’espace.
Les documents peuvent être physiques ou numériques, bien que de nombreuses entreprises passent du papier à la gestion et à l’archivage numériques des documents afin de réduire l’espace de stockage physique et de faciliter les opérations quotidiennes. L’archivage des données est un élément crucial de toute entreprise, car il vous permet de conserver les documents importants et de les classer de manière à les retrouver facilement en cas de besoin ultérieur.
Il est important de noter la différence entre les données de sauvegarde et les données archivées. Les données de sauvegarde sont un moyen temporaire de récupérer des documents qui sont utilisés activement. À l’inverse, les données archivées comprennent les documents que vous ou vos employés n’utilisez pas activement (et ne le feront pas dans un avenir prévisible), mais que vous devez néanmoins conserver.
Méthodes d’archivage des documents
Il existe de multiples méthodes d’archivage des documents, chacune ayant ses avantages et ses inconvénients. Nous pouvons comparer les trois méthodes les plus courantes pour déterminer ce que l’on peut gagner ou perdre en choisissant l’une d’entre elles. (Il n’est pas nécessaire de choisir une seule méthode ; les archives multiples et la diversification sont courantes).
Le stockage sur papier
La méthode la plus ancienne est, bien sûr, le stockage traditionnel du papier – des classeurs remplis de documents ou de copies. C’est l’une des méthodes d’archivage les plus sûres dans un monde numérique : Le stockage sur papier ne peut pas être piraté et il est incroyablement difficile de modifier des informations archivées physiquement sans laisser de traces.
Le principal inconvénient du stockage sur papier est qu’il est encombrant et lent à utiliser. Un ordinateur peut extraire des documents numériques, rechercher leur contenu, trier et cataloguer les informations en quelques secondes. Trouver les mêmes informations avec des documents papier peut prendre des heures, voire des jours dans certains cas. Le papier ajoute de la sécurité mais sacrifie l’efficacité.
Les archives numériques
Le stockage numérique est probablement la méthode d’archivage la plus courante aujourd’hui. Vous disposez de copies numériques de tous vos documents, et ces fichiers numériques peuvent être stockés sur des disques durs, des serveurs locaux, des ressources en nuage ou tout autre système informatique. Les archives numériques sont extrêmement accessibles et efficaces. Ce sont les raisons pour lesquelles elles ont été inventées.
L’inconvénient des archives numériques est qu’elles peuvent être piratées ou violées. En outre, si elles ne sont pas suffisamment dupliquées sur plusieurs appareils, elles peuvent être perdues en un seul incident.
Numérisation à la demande
La numérisation à la demande est une autre méthode de stockage courante. Elle sert d’hybride entre l’archivage numérique et l’archivage papier. La numérisation à la demande est un service qui stocke vos informations sous forme de documents papier, mais qui les numérise également et les envoie sous forme de documents numériques. Vous bénéficiez ainsi de la fiabilité et de la sécurité des documents papier et de la commodité de la numérisation. Bien sûr, le fait de disposer à la fois de documents papier et de documents numériques implique de faire face aux inconvénients des deux. La numérisation à la demande est loin d’être aussi rapide que les archives numériques, et elle introduit des risques de sécurité numérique dans vos archives papier.
Qu’est-ce que la gestion des documents ?
L’archivage des documents fait partie de la gestion documentaire, qui est une approche organisée du classement et du stockage des documents. Une GED est un logiciel qui capture, stocke, classe et distribue les documents aux membres de votre organisation.