Au sein des TPE et des PME, les méthodes de travail et l’organisation ne sont pas toujours au beau fixe. Dans ce genre de situation, un projet ERP peut être l’occasion d’améliorer quelques détails inhérents à votre entreprise. Le problème, c’est que c’est une opération où rien ne doit être laissé au hasard. C’est la raison pour laquelle vous devez établir votre cahier des charges ERP. Comment réussir ce document ? Cet article répond à cette préoccupation.
Sommaire
La réalisation d’un état des lieux critique de l’existant
L’état des lieux de l’existant est la première étape de la réalisation d’un cahier des charges ERP en entreprise. Cette opération consiste à analyser les paramètres techniques, les logiciels, les métiers, mais aussi les méthodes de travail actuelles. Ensuite, vous devez impérativement être critique en réfléchissant sur les aspects à améliorer, à externaliser ou à simplifier.
Il sera également important de vous questionner sur l’adéquation des stratégies actuelles avec vos réels besoins. Les entreprises et les ERP évoluent. C’est la raison pour laquelle vous devez utiliser un projet afin de revoir certaines méthodes de travail et exploiter les fonctionnalités d’un ERP pour accroitre votre productivité. Dans la réalisation de l’état des lieux de votre entreprise, vous pouvez vous faire accompagner d’un professionnel.
La définition des besoins et leur hiérarchisation
L’un des problèmes récurrents lors de la mise en place d’un projet ERP, ce sont les modifications. C’est la raison pour laquelle vous devez définir au préalable vos besoins et les objectifs que vous désirez atteindre. Grâce à l’analyse de l’existant effectuée, vous pourrez rapidement déterminer les éléments sur lesquels faire pression. Cela vous permettra de créer une hiérarchisation des tâches et de vous concentrer sur les points importants.
Ensuite, vous devez pouvoir mesurer les chances de succès de votre projet et le degré d’atteinte de vos objectifs. Pour ce faire, vous devez définir des indicateurs. Il peut s’agir de la rentabilité ou de la productivité suite à la mise en place de votre logiciel ERP. Quoi qu’il en soit, vous devez vous projeter dans l’avenir et anticiper vos futurs besoins. Selon ces derniers, vous pouvez utiliser un outil de gestion de projet.
La communication interne et externe
Que ce soit pour profiter d’un logiciel de gestion ou d’un logiciel de facturation, le recours à un ERP dans une entreprise est destiné à combler un besoin. En réalisant un cahier de charge ERP, il sera question de communiquer avec vos services sur la future solution.
Ce document sera votre référentiel interne et aussi un moyen de présenter la société aux offreurs. C’est la raison pour laquelle vous devez le concevoir en privilégiant la qualité plutôt que la quantité.
Enfin, vous devez vous assurer que le cahier des charges est assez explicite pour permettre aux éditeurs comme Eden ERP de vous proposer une solution adaptée à vos besoins.
Quelques conseils pour avoir un cahier des charges ERP réussi
Lors de la réalisation de votre cahier de charges ERP, pensez à impliquer tous les services de votre structure. Aussi, en cas d’évolution de vos ambitions, vous avez la possibilité d’adapter votre document.
Le cahier de charges ERP est important pour amorcer le changement en entreprise. Il est donc primordial de le réussir pour le bien de votre société.