Le tampon ou cachet d’entreprise est un sceau où sont gravées les informations relatives à l’identification de la société. Considéré comme obligatoire, ce sceau doit figurer sur les documents administratifs élémentaires tels que les devis, les factures, etc. Que faut-il savoir sur le cachet d’entreprise ?
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Le tampon encreur est-il obligatoire ou facultatif aujourd’hui ?
Sur un tampon encreur sont affichées les mentions légales qui permettent de reconnaître une entreprise. Sur un plan juridique, le cachet d’entreprise est considéré comme une marque qui permet de distinguer une entreprise ou une microentreprise d’une autre. Le numérique a aujourd’hui le vent en poupe, mais le tampon reste un sceau indispensable à apposer sur les documents administratifs.
Le caractère obligatoire du cachet d’entreprise est reconnu surtout lors de la délivrance de certains documents officiels. Les mentions légales peuvent être écrites à la main directement sur le papier, mais l’usage du tampon semble être plus pratique. Sur une pile de documents administratifs, il suffit de quelques minutes pour apposer le sceau. Par ailleurs, le cachet d’entreprise a une valeur légale quand il est sur une pièce officielle. Toutefois, pour effectivement être considéré comme papier officiel, il doit être précédé par la signature d’un responsable ou du dirigeant de l’entreprise.
Les types de cachet d’entreprise
Le design des cachets d’entreprise a étonnamment évolué depuis l’avènement du tampon de bois. Aujourd’hui, vous aurez à choisir entre les types de tampons ci-dessous :
Tampon en bois : c’est le plus ancien. Il est léger et très pratique. En revanche, pour que l’encre adhère très bien au cachet, vous devez avoir un encrage séparé du tampon.
Tampon encreur : il s’agit d’un type spécifique de cachet d’entreprise. Il porte uniquement les mentions : « Payé », « Validé » et « Copie ». Dans certaines entreprises, les tampons encreurs portent les inscriptions « Confidentiel » ou encore « Lettre Prioritaire ». Le tampon encreur est utile en cas de traitement de plusieurs documents administratifs et officiels.
Tampon de poche : ce type de cachet est manifestement plus apprécié qu’un tampon encreur ordinaire. Il n’encombre pas et peut être utilisé sur les documents officiels, même loin de votre bureau.
Les autres types de tampons : dateur, numérateur, horodateurs folioteur électronique, Tampon en Ligne et le timbre à sec. Il existe aussi le tampon encreur personnalisé qui contient généralement plus d’informations que le tampon encreur simple. C’est sur ce type de cachet que les informations légales élémentaires de l’entreprise sont inscrites.
Les mentions légales à graver sur un tampon encreur
Le tampon encreur est le type de tampon le plus représentatif d’une entreprise. Certaines mentions doivent être obligatoirement y être inscrites, conformément à la loi.
Pour un usage interne à l’entreprise, les mentions légales d’un tampon encreur sont la dénomination sociale, le SIRET et l’adresse du siège. Par contre, pour un usage externe, les mentions légales d’un tampon encreur sont le nom de l’entreprise, sa raison sociale, l’adresse de son siège et le statut juridique, le capital social, la TVA.
Pour les SAS qui sont basées à l’étranger, les mentions légales du tampon encreur sont la dénomination sociale, l’adresse du siège, la forme juridique, le numéro d’immatriculation et laTVA. Dans certains cas, les cachets d’entreprise ne portent que les informations indispensables : nom, téléphone, adresse, SIRET. Cependant, il n’est pas conseillé d’omettre certaines mentions légales sur un tampon professionnel.
En fonction du type de l’entreprise, toutes les informations légales sont nécessaires pour valider certains processus et opérations. Si certaines mentions légales sont absentes, en cas de litige, l’entreprise pourrait être sanctionnée. Par ailleurs, le tampon encreur doit être utilisé de façon formelle par les responsables ou les dirigeants de société.